Google Sheets’i WhatsApp’ta AI için bilgi tabanı olarak nasıl kullanılır

WhatsApp'ta AI için operasyonel bilgileri nasıl düzenlersiniz

Fiyatlar, hizmet verilen bölgeler, ürün özellikleri, süreler ve sıkça sorulan sorular genellikle mesajlar, belgeler ve farklı hesap tabloları arasında dağınık olur. Ekip bir yerde bir bilgiyi güncellediğinde, AI ajanı başka bir sürümü kullanmaya devam edebilir veya gerekli veriyi bulamayabilir.

WhatsApp ile Google Sheets arasında bir entegrasyon, düzenli bir tablonun ajanın bilgi kaynağına dönüşmesini sağlayabilir. Ekip verileri tanıdık bir ortamda tutar; senkronize edilmiş bilgi tabanı WhatsApp'taki yanıtlara rehberlik etmek için kullanılır.

Bu akış, tablolu ve nispeten basit bilgiler için uygundur. Tabloyu tam bir veritabanına dönüştürmez, her mesaja gerçek zamanlı sorgu vaad etmez ve konuşmaları hücrelere aktarmaz. Bu kılavuzda, tabloyu nasıl hazırlayacağınızı, yanıtları nasıl test edeceğinizi ve ne zaman bir API'nin daha uygun bir seçenek olduğunu öğreneceksiniz.

Google Sheets'i WhatsApp'a bağlamak ne demektir?

Whatsplaid'in belgelenmiş akışında, Google Sheets asistanın Bilgi Tabanı içine bağlanır. Yön şu şekilde özetlenebilir: Google Sheets → Bilgi Tabanı → ajanın yanıtları.

Google hesabı bağlandıktan ve bir hesap tablosu seçildikten sonra, sistem senkronizasyon için kullanılabilir ilk sekmeyi hazırlar. İşlenen içerik, ajanın konuşmalar sırasında başvurabileceği kaynakların bir parçası olur.

Bu, WhatsApp'ın hücreleri kendi başına doğrudan okuduğu anlamına gelmez. Kanal mesajları alır, ajan soruyu yorumlar ve yanıtı oluşturmak için bilgi tabanına sunulan tablo sürümünü kullanır.

Her bileşenin rolü nedir?

• Google Sheets: Ekipin tabular bilgiyi düzenlediği ve koruduğu yer.
• Bilgi Tabanı: AI yanıtlarını yönlendiren yetkili kaynaklar kümesi.
• AI Ajanı: Soruyu yorumlar ve yapılandırılmış talimatlar içinde mevcut kaynakları kullanır.
• WhatsApp: Konuşmanın gerçekleştiği kanal.

Diğer kaynakları ve talimatların, sınırların ve testlerin rolünü öğrenmek için şu konuyu görün: AI için bilgi tabanı.

Tablo AI için bir kaynak olarak nasıl çalışır?

Tablo bilgileri satır ve sütunlarda sunar. Senkronizasyon ve işleme sonrasında ajan bu içeriği yapılandırılan kapsamla ilgili soruları yanıtlamak için kullanabilir.

Hizmetler, hizmet verilen şehirler, tahmini süre ve gereksinimler içeren bir tablo tutan bir şirket hayal edin. Bir kişi belirli bir hizmetin kendi şehrinde mevcut olup olmadığını sorduğunda, ajan senkronize kaynağı kontrol edip bulunan verilere dayanarak yanıt verebilir.

Kalite dört faktöre bağlıdır:

• yapı: net sütunlar ve tutarlı kayıtlar;
• içerik: doğru, eksiksiz ve çelişkisiz bilgiler;
• güncelleme: operasyona uyumlu senkronize sürüm;
• talimatlar: ajanın kaynağı nasıl ve ne zaman kullanmaması gerektiğinin tanımı.

AI herhangi bir tabloyu anlar mı?

Bunu varsaymamak gerekir. Başlıkları belirsiz tablolar, birleştirilmiş hücreler, aynı sekmede birden fazla tablo veya bağlamı olmayan değerler yorumu zorlaştırır. Yapı, yalnızca ekip tarafından görsel okunma için değil, sorgu yapılabilecek şekilde hazırlanmalıdır.

Tablo ajan talimatlarının yerini alır mı?

Hayır. Tablo veri sağlar. Talimatlar amacı, tonu, sınırları ve bilgi eksik veya belirsiz olduğunda davranışı belirler. Bir WhatsApp için AI sohbet botu bilgi, yapılandırma ve testleri birleştirmelidir.

Hangi veriler düzenlenebilir?

Google Sheets, bilgi basit bir tabloya sığdığında ve ekip bunu koruyabildiğinde kullanışlıdır. Bazı örnekler:

• özet ürün veya hizmet kataloğu;
• isimler, kategoriler ve açıklamalar;
• bölgeler, birimler veya hizmet verilen alanlar;
• çalışma saatleri ve destek kanalları;
• hizmet almak veya talep etmek için gereksinimler;
• mevcut seçeneklerin listeleri;
• özet politikalar ve kıstasları;
• onaylı cevaplarla sıkça sorulan sorular;
• hassas olmayan kodlar veya tanımlayıcılar;
• ekip tarafından güncellenen operasyonel bilgiler.

Tabloda ne koymamalısınız?

Şifreleri, tokenleri, API anahtarlarını, kimlik bilgilerini veya gizli verileri saklamak için tabloyu kullanmayın. Amacı için gereksiz veya yetkilendirilmemiş kişisel veya hassas verilerden de kaçının.

Bağlamadan önce tabloya kimlerin eriştiğini, hangi verilerin işlendiğini, ne kadar süre saklandığını ve ajanın gerçekten bu verilere ihtiyaç duyup duymadığını değerlendirin. İşlem LGPD ve diğer uygulanabilir yükümlülüklere uygun olmalıdır.

Tablo bir veritabanı mıdır?

Tam bir işlem sistemi anlamında hayır. Bir tablo operasyonel bilgi için düzenlenebilir bir tabular kaynak olarak hizmet edebilir, ancak varsayılan olarak bir veritabanı veya uzman sistemin sunduğu aynı garantileri, kontrolleri, ilişkileri ve sorgu mekanizmalarını sağlamaz.

Sorgu için sütunlar ve satırlar nasıl yapılandırılmalı?

İyi bir yapı her satırın bir kayıt temsil etmesine ve her sütunun sabit bir anlamı olmasına izin verir. İlk satırda açık alan adları olmalıdır.

Yukarıdaki adlar örnektir. Doğru yapı, ajanın yanıtlaması gereken sorulara bağlıdır.

Kayıt başına bir satır kullanın

Her birinin kendi özellikleri varsa bir hücreye birden fazla ürün, şehir veya kural koymayın. Kayıtları ayırmak, verilerin tutarlı kalmasını ve ilgili bilginin bulunmasını kolaylaştırır.

Sütunlara net adlar verin

"prazo_entrega"yi "info 2"ye ve "região_atendida"yi "local"a tercih edin. İsim, veriyi dahili hafızaya bağlı olmadan açıklamalıdır.

Formatları ve değerleri standardize edin

Tarih, para birimi, birimler, eyaletler ve boolean yanıtlar için tutarlı bir biçim seçin. Aynı sütunda "sim", "S", "disponível" ve "ok" karışımı farklı yorumlara yol açabilir.

Birleştirilmiş hücreler ve dekoratif bloklardan kaçının

Görsel başlıklar, tablonun ortasındaki alt başlıklar, boş satırlar ve birleştirilmiş hücreler sunumlarda yararlı olabilir, ancak yapılandırılmış bir kaynağa zarar verir. IA için ayrılan sekmeyi temiz tutun.

Değerleri bağlamla yazın

"3" gibi bir değer günler, birimler veya seviye anlamına gelebilir. "3 dias úteis" kaydedin veya birim sütunu tutun. Her hücre başlıkla birlikte yorumlanabilir olmalıdır.

İlk sekmeyi hazırlayın

Mevcut uygulama otomatik olarak dosyadaki kullanılabilir ilk sekmeyi eşitleme için hazırlar. Bu yüzden ajanın kullanacağı tabloyu oraya koyun. Kapak, dizin veya boş bir sekmeyi ilk sırada bırakmayın.

Ajanın cevaplarını nasıl test edersiniz?

İyi düzenlenmiş bir tablo bile konuşma bağlamında doğrulanmalıdır. Kaynağı üretimde kullanmadan önce test edin ve önemli değişikliklerden sonra doğrulamayı tekrarlayın.

Bilinen cevabı olan sorular oluşturun

Farklı kayıtlar seçin ve doğrudan sorun:

• “Curitiba'da hizmet veriyor musunuz?”
• “Varsayılan kurulum süresi nedir?”
• “Hangi gereksinimleri yerine getirmem gerekiyor?”
• “Bu hizmet bu bölgede mevcut mu?”

Cevabı ilgili satırla karşılaştırın ve koşullar ile istisnaların korunup korunmadığını kontrol edin.

Dil varyasyonlarını test edin

Aynı soruyu kısaltmalar, yazım hataları ve kısmi bilgilerle farklı şekillerde sorun. Yeterli bağlam olmadığında ajanın açıklama istemesi gerekir.

Eksik bilgiyi test edin

Var olmayan bir öğe veya bölge hakkında soru sorun. Uygun yanıt, eksikliği kabul etmek, ek veri istemek veya talimatlara göre bir kişiye devretmektir. Kayıt uydurmamalıdır.

Çelişkileri test edin

Çift kayıtları veya uyumsuz değerleri arayın. Aynı öğe için iki satır varsa kaynağı düzeltin veya her birinin ne zaman geçerli olduğunu açıkça tanımlayın.

Test vakalarını kaydedin

Soru, beklenen sonuç, gözlemlenen cevap, sayfa sürümü ve tarihi içeren bir liste tutun. Bu, değişikliklerden sonra doğrulamayı tekrarlamayı sağlar.

Senkronizasyon gerçek zamanlı mı?

Genel sayfa, elektronik tablonun Bilgi Tabanı ile otomatik senkronizasyonunu belgeleyebilir, ancak her mesajda Google Sheets'e gerçek zamanlı sorgu sözü vermez. Yanıtlar, kaynağın senkronize edilip işlenmiş sürümüne dayanır.

Uygulamada, tabloda yapılan bir düzenleme hemen sohbette görünmeyebilir. Fiyat, politika, kullanılabilirlik veya başka önemli bir bilgiyi değiştirdikten sonra:

1. uygulamadaki senkronizasyon sürecini bekleyin veya başlatın;
2. kaynağın işlendiğini doğrulayın;
3. doğrulama sorularını tekrarlayın;
4. ancak o zaman üretimde yeni veriye güvenin.

Gecikme ne zaman kabul edilebilir?

Risk ve değişim sıklığına bağlıdır. Ara sıra gözden geçirilen bir birim listesi eşzamanlı bir kaynak olarak iyi çalışabilir. Stok, bakiye, sipariş durumu veya sürekli değişen fiyat gibi veriler, sorumlu sistemden doğrudan sorgu gerektirebilir.

Entegrasyon konuşmaları tabloya mı dışarı aktarıyor?

Bu akışta hayır. Belgelenen entegrasyon, ajan için bilgi kaynağı olarak Google Sheets'i kullanır. Mesajları, raporları, potansiyel müşterileri veya konuşma geçmişini tabloya kaydetme sözü vermez.

Yönleri ayırmak önemlidir:

• Belgelenen akış: Google Sheets → Bilgi Tabanı → ajanın yanıtları.
• Bu entegrasyonda duyurulmamış akış: WhatsApp konuşmaları veya verileri → Google Sheets hücreleri.

Firma etkinlikleri veya verileri dışa aktarmak istiyorsa, belirli bir otomasyon, API veya webhook değerlendirmelidir. Bakınız entegrasyon hub'ı yayınlanan seçenekleri ve farklı kapsamlarını anlamak için.

Ne zaman Google Sheets yerine API kullanılır?

Ekip basit, tablosal, düzenlenebilir ve periyodik olarak senkronize edilen bir kaynak tutmak istediğinde Google Sheets kullanın. Yanıt bir işlem verisine bağlıysa, sorgu anında güncelleniyorsa veya karmaşık kurallara tabi ise API'yi değerlendirin.

Bir webhook'lu API özel sorguları ve entegrasyonları karşılayabilir, ancak kimlik doğrulama, izinler, hata işlemi, limitler, günlükler ve bakım gerektirir. Bir API'nin varlığı herhangi bir eylemin kullanılabilirliğini garanti etmez.

Aktive etmeden önce kontrol listesi

• İlk sekme ajana ayrılmış tabloyu içerir.
• İlk satır açık ve benzersiz başlıklara sahiptir.
• Her satır tutarlı bir kayıt temsil eder.
• Tarih, birimler, kategoriler ve değerler standartlaştırılmıştır.
• Birleştirilmiş hücreler, dekoratif başlıklar veya paralel tablolar yoktur.
• Çift veya çelişkili kayıtlar gözden geçirilmiştir.
• Verilerin sorumlusu ve güncelleme rutini vardır.
• Tabloda şifreler, tokenlar, kimlik bilgileri veya gizli bilgiler yoktur.
• Kişisel veriler minimize edilmiştir ve belirlenmiş bir amacı vardır.
• Ajan talimatları kapsamı, sınırları ve insan devrini tanımlar.
• Doğrudan sorular, varyasyonlar ve eksik bilgiler test edildi.
• Eşzamanlanmış sürüm önemli değişikliklerden sonra doğrulandı.
• Ekip, akışın konuşmaları tabloya aktarmadığını biliyor.
• Gerçek zaman gerektiren veriler uygun bir entegrasyona yönlendirildi.

WhatsApp ve Google Sheets hakkında sık sorulan sorular

Google Sheets, WhatsApp için bir veritabanı haline gelir mi?

Tam bir veritabanı olarak değil. Ajanin başvuracağı düzenlenebilir, tablosal ve senkronize bir kaynak olarak çalışır. İşlemsel sistemler farklı kontroller ve yetenekler sunar.

Hangi sayfa sekmesi kullanılıyor?

Mevcut uygulama senkronizasyon için kullanılabilir ilk sekmeyi otomatik olarak hazırlar. Ana tabloyu bu konumda temiz ve sorgulamaya hazır tutun.

Yapay zeka, mesaj anında hücreyi sorguluyor mu?

Genel sayfa her mesaj için gerçek zamanlı sorgu sözü vermez. Ajan senkronize edilmiş ve işlenmiş sürümü dikkate alır. Önemli değişiklikler üretimde kullanmadan önce test edilmelidir.

WhatsApp konuşmalarını Google Sheets'e aktarabilir miyim?

Bu makalede tanımlanan akış aracılığıyla hayır. Bu entegrasyon sayfayı bilgi kaynağı olarak kullanır. Aktarımlar başka bir otomasyon, API veya uyumlu webhook gerektirir.

Kimlik bilgilerini sayfada saklayabilir miyim?

Hayır. Parolalar, tokenlar ve API anahtarları bilgi tabanı içeriği olarak kullanılmamalıdır. Güvenli gizli yönetimi mekanizmaları kullanın.

Ne zaman API'yi tercih etmeliyim?

Yanıt işlem veya güncel veri gerektirdiğinde, örn. stok, sipariş, bakiye veya kaynak sistemdeki karmaşık kurallar. API uygun kontrollerle uygulanmalıdır.

Doğru problem için sayfayı kullanın

Google Sheets, veriler tablosal, anlaşılır ve ekip tarafından yönetiliyorsa WhatsApp'ta AI için faydalı bir kaynak olabilir. Avantajı sadelikte, işlemsel sistemlerin veya gerçek zamanlı sorguların yerine geçmekte değil.

İlk sekmeyi hazırlayın, kayıtları standartlaştırın, senkronize edin ve gerçek soruları test edin. Kritik bilgiler veya her işlemde değişen veriler için sorumlu sisteme bağlı bir API değerlendirin.

Whatsplaid'in Google Sheets entegrasyonunu keşfedin ve organize bir sayfayı WhatsApp'taki AI ajanı için bilgi kaynağı olarak nasıl kullanacağınızı görün.